best365网页版登录会计档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强学校会计档案管理,使会计档案管理规范化、制度化,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规,结合我校实际,制定本管理办法。
第二条 本办法适用于学校及学校所属各单位。
第三条 学校会计档案归档案室和财务处共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查,以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管(移交档档案室)、查阅、销毁等项工作。
第四条 财务处内部指定专人负责会计档案的日常管理,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。学校附属独立核算单位、二级核算单位,也要明确会计档案管理的负责人。出纳人员不得兼管会计档案。
第二章 会计档案
第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等,是记录和反映学校会计核算的重要资料和证据。包括:
1.会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2.会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其他会计帐簿。
3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。
4.采用电子计算机进行会计核算,应当保存打印的纸制会计档案。
5.其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册。
第六条 会计档案主管人员工作调整时,应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档,以保证会计档案管理工作的连续性。
。
第三章 会计档案的整理、编制、调阅与移交
第七条 每年形成的会计档案,应按时间顺序、内容、数量、保管期限分别整理组卷,并在财务处内保管一年后,编写归档目录一式二份,向学校档案室办理移交手续。
第八条 学校内部单位调阅会计档案需经财务处处长书面批准,办理登记手续后,方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。学校外部单位调阅会计档案,要有正式的介绍信并经财务处处长同意。同时要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间。
会计档案,原则上不准借出。如有特殊需要,已移交档案室的,经财务处处长和档案室负责人批准;尚未移交档案室的,经财务处处长批准后(重大或重要事项报主管校领导批准),方可办理借阅登记手续,并要限期归还。
第九条 移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号,封皮注明册数、起止年度和档案编号。
第十条 财务处和档案室之间移交会计档案由财务处和档案室指派人员处理;其他单位和档案室之间移交会计档案由双方单位的经办人员处理,移交工作接受档案室和财务处指派人员以及移交单位负责人的监督;学校各单位之间因故移交会计档案由双方单位的具体经办人员办理,移交工作接受财务处指派人员和交接双方单位的负责人的监督。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十一条 校内单位撤销时,其撤销前形成的会计档案应当及时移交给档案室。
第十二条 校内单位合并后,原各单位解散或一方存续而其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍由原各单位保管。
第十三条 校内单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,其会计档案应当及时移交给学校档案室。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。
第十四条 已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案,确需拆封重新整理的,报财务部门负责人批准后,派人监督办理;已移交给学校档案室保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同财务部门经办人员共同拆封整理。
第四章 会计档案保管期限
第十五条 会计档案的保管期限分永久、定期两类。永久也就是长期保管,定期保管期限分为10年、30年。
第十六条 对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,并保管到结清债务时为止。
第十七条 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
第五章 会计档案的销毁
第十八条 会计档案保管期满应及时清理销毁:
1.由财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.学校主管校长在会计档案销毁清册上签署意见。
3.销毁会计档案时,应由档案部门和财务部门共同派员监销。
4.监销人员在销毁会计档案前,应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案;销毁后,监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证或仍具有使用价值的凭证、资料,可延长保管期限,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。
第六章 会计档案责任
第二十条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。
第二十一条 会计档案保管人员要妥善保管好会计档案,要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折,对由于以上原因而造成会计档案毁损的,要追究保管人员的责任。
第二十二条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的,要追究相关人员的责任。
第二十三条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人,要追究其相应责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。
第二十四条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人,提交纪检监察部门处理,构成犯罪的,提交司法机关处理。
第七章 附则
第二十五条 本办法由财务处负责解释,自2016年9月1日起施行。